【エンジニアの納品書テンプレート】記載すべき事項や請求書・受領書との違いを紹介!

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【エンジニアの納品書テンプレート】記載すべき事項や請求書・受領書との違いを紹介!

2021/07/26

フリーランスは自由に働ける反面、会社員では担当者に任せていた手続きや各種支払いなどすべて自分自身で行う必要があります。

その中には、見積書や納品書といった提出書類を作成する機会が多々あり、作成したことがない人は戸惑いを感じてしまう人もいるでしょう。

この記事では、納品書の作成をしたことがない人でもスムーズに作成ができるよう、書き方について紹介していきます。テンプレートも準備してあるため、ぜひ、ダウンロードしてください。

なお、納品書は請負契約で業務委託契約を締結した際に、クライアントへ提出することが一般的です。これからフリーランスを目指す人はもちろん、納品書の作成に自信がない人はぜひ、チェックしてみてください。

納品書とは?

納品書とは、文字通りクライアントからの依頼に基づいて行った業務について、納品したことを証明するために発行する文書です。つまり、契約内容を完遂したことをクライアントに通知する役割を持っているともいえるでしょう。

そのため、業務委託契約においては、請負契約で契約を締結した際に、クライアントに提出することが多いです。また、納品書は法的にも役割を持っており、所有権に変動があったことを公示することになるため、記載されている納品日や発行日は非常に重要な要素です。

それ以外にも、会計処理時の売上計上や税務署の税務調査の際には信憑書類として提示することがあるなど、納品書はさまざまな役割を持っています。

納品書の記載事項

非常に重要な役割を持っている納品書ですが、どのように作成をしたら良いのでしょうか。

その重要性から一見作成が難しいと感じるかもしれませんが、必要な記載事項を把握しておくことでスムーズに作成できます。ここでは納品書の記載事項について解説していきます。

取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

相手に分かるよう記載するのがポイントです。見積書や契約書に取引内容が記載されている場合には、それらと合せることで分かりやすい内容となります。

納品番号・通番

納品書に番号・通番を付けることで管理や整理がしやすくなります。こちらの番号についてはルールがないため、自身が管理しやすい形式で問題ありません。

取引年月日

取引年月日はいつ取引を行った際の納品書なのかを確認するために重要な項目です。また、発行日も併せて記載するようにしましょう。

納品先の宛先

納品先の宛先は会社名だけを記載するケースと担当者まで記載するケースがあります。クライアントによって異なるため、作成の際には確認をするようにしましょう。

書類作成者の氏名又は名称

個人名でフリーランスとして働いている場合には、氏名を記載します。確認事項が発生した際にすぐに連絡が取れるよう電話番号やメールアドレスといった連絡先を記載しましょう。また、書類が郵送してもらえるよう住所も併せて記載すると良いでしょう。

品目名

取引内容と同様、相手に分かりやすく記載するのがポイントです。こちらも見積書や契約書を参考にしながら記述すると良いでしょう。

品目の金額・単価・数量・単位

納品した商品の金額や単価、数量、単位を記載します。単価を記載するのが難しい場合には空欄、数量が記載しにくい場合には「1式」と表現しても問題ありません。

税率ごとに区分して合計した税込対価の額

小計、税率、消費税、合計金額をそれぞれ記載します。

備考

納品書全体に対して注意事項や補足事項があることも多々あるため、備考欄を設けておくと便利です。御礼を記載するのも良いでしょう。

納品書のテンプレートを活用するメリットは?

納品書のテンプレートを活用するメリットは?

納品書の作成において重要なのはオリジナリティではなく、必要な情報が網羅されていることです。一般的に納品書は、どの企業でも形式が似ているため、インターネットで公開されているテンプレートを活用しても問題がないケースが多いです。

本記事でも、テンプレートを公開しています。ここでは納品書のテンプレートを使用するメリット・デメリットについて解説をしていきます。

テンプレートを活用するメリット

テンプレートを活用することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

  • 効率的に作成できるため、他のことにも時間を割きやすくなる
  • 項目の漏れなどのミスを防ぎやすくなる

納品書のフォーマットを一から作成しようとすると非常に手間がかかってしまいます。また、作成に慣れていない人の場合には、不足項目が発生するといったミスが生じる可能性があります。テンプレートを活用すると、時間短縮やミス防止といった効果が見込めます。

テンプレートを活用するデメリット

基本的にインターネットからダウンロードするテンプレートはExcelやWordといったドキュメントで作成されていることが多いため、必要に応じて項目を追加するといったカスタマイズをすることが可能です。

しかし、なかには納品書作成ツールのように必要項目に記述をしていき、作成したものをダウンロードするといった形式のものもあります。このようなツールを利用すると項目やレイアウトの編集をすることができないため、事前に確認をするようにしましょう。

請求書・受領書との違い

契約内容を履行した際に受け渡しが発生する書類には、納品書以外に請求書や受領書などがあります。納品書との違いについて確認をしていきましょう。

請求書

まず請求書ですが、こちらはクライアントに対して入金を要求するための書類です。契約内容を完遂し、納品書を受領してもらった後、提出します。

請求書の発行は法的に義務付けられているわけではありません。しかし、フリーランスの場合、確定申告などを行う際に、請求書の内容を参考にすることもあるため、請求書の内容が重要な情報になります。

また、クライアントによっては必須の記載項目などを設けていることなどもあるため、作成前にクライアントに作成に関して事前に確認をしておくと良いでしょう。

受領書

続いて受領書ですが、クライアント側が契約内容に基づいて納品された商品を受け取ったことを証明するための文書です。そのため、受注者側が作成する必要はありません。

つまり、納品書には受注者が契約内容に基づいて商品を納品したことを証明する役割があり、受領書はクライアント側が契約内容に基づいて商品を納品されたことを証明する役割を持った文書であるといえます。

言い換えれば納品書と受領書が揃うことによって双方で合意がされたことを証明することができます。また、納品書や受領書も法的に発行を義務付けられているものではありませんが、作成する前に、クライアントに確認をしておくことをおすすめします。

加えて納品書や受領書は、税務調査や決算期に必要となることがあるため、発行した場合には大切に保管するようにしましょう。

まとめ

納品書は、契約内容を完遂したことを証明するための書類です。証明書として納品書を送付しておくことで、商品に不備がないか確認でき、クライアントから信頼に繋がることがあります。

フリーランスの場合、信頼を得ることで継続的に仕事を獲得することができるケースもあるため、丁寧に対応することをおすすめします。

また、納品書は法的に作成の義務はないものの、クライアントから納品書の提出を求められることは多く、フリーランスの場合は自分自身で作成しなければなりません。

これまで作成をしたことがない人や不慣れな人は、難しいと感じてしまうかもしれませんが、本記事で紹介したように記載すべき項目や書き方といったポイントを押さえておくことで比較的簡単に作成することができるでしょう。

納品書において重要なのはオリジナリティではなく内容のため、提出した相手に分かりやすいものを作る必要があります。フリーランスの場合は、こういった手続きの他に案件獲得のための営業活動など、さまざまなことを自ら行う必要があります。

そのため、案件獲得に関して不安に感じている、効率良く案件を獲得したいという人は、エージェントの利用がおすすめです。フリーランスITエンジニア専門エージェントi-common tech」では、希望する案件の獲得に向けてさまざまなサポートを行っています。

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エンジニアの納品書テンプレート

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